Spätestens seit Corona haben Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder Skype Meetings Einzug in unser Berufs- und Privatleben gehalten. Viele sind noch immer mit dem Ablauf und dem Feeling dieser digitalen Meetings unzufrieden. Denn so richtig viel Gefühl für sozialen Kontakt will nicht aufkommen, wenn die Verbindung immer wieder abbricht, der ein oder andere Teilnehmer|in sich unbeobachtet fühlt, das Bild einfriert oder die Folienpräsentation extrem langweilig rüber kommt.
Onlinemonster Zoom-Fatigue
Halloween steht vor der Tür und damit drängt sich spontan ein charmanter Vergleich auf: Stell dir vor, du möchtest am 31. Oktober einige Gäste zu einer Halloween-Party einladen. Manche kennst du gut, andere kennst du gar nicht – doch du kommst nicht umhin, diese Menschen einzuladen und ein Buffet zu zaubern.
Ehrlich? Viel zu viele Online-Meetings verlaufen so ziellos, als würde der Gastgebende den fürs Party-Büffet vorgesehenen Kürbis als Ganzes in einen kalten Ofen schieben. In dem nur Licht brennt. Der Videobildschirm wirkt, als hätte man das weiße Grusel-Bettlaken lieblos vor die Tür gehängt, anstatt es als Geist zu drapieren. Es gibt online weder Musik, noch Buffet, noch Sitzgelegenheiten – um beim Gedankenspiel zu bleiben. Kurzum: Jeder muss sich selbst um sein Wohlbefinden kümmern.
Manche verlesen auf ihrer “Online-Party” mit monotoner Stimme ein Grusel-Gedicht, sprich die Präsentation. Danach sitzen alle in großer Runde zusammen. Einzelne Gäste halten Monologe. Andere sagen nichts. Nach 90 Minuten setzt man die Gäste mit einem „Tschüss“ vor die Tür.
Kein Wunder also, dass kaum einer Lust hat, zu einer solchen Online-Party zu gehen. Die Teilnehmer|innen verlassen die Party frustriert und ermüdet. Exakt so verlaufen viele Online-Meetings.
Bist du ein gruseliger Gastgeber?
Welche Erwartungen hatten deine Gäste, als sie die Einladung zum Online-Event erhielten? Sie freuten sich auf eine unterhaltsame und schaurig-schöne Party, auf der es Nahrung für Körper und Geist gibt. Auf Grusel fördernde Kreativität. Auf lebendigen sozialen Austausch, der erfrischend aufs Wohlbefinden wirkt. Auf neue Kontakte, interessante Gespräche und frische Sichtweisen. Auf eine Party, die so toll ist, dass die Besucher noch lange davon zehren.
Warum also servierst du keine Fledermäuse, Spinnen und Kürbissuppe?
Gerade in Online-Meetings sind wir oft zu sehr mit rein technischen Anforderungen – von Webcam über Ton und Licht, Plattform, Tools und Internet-Rate – beschäftigt. Wir planen, wie wir die Inhalte bestmöglich digital zu den Teilnehmer|innen bringen. Das Ganze ohne Verlust von Ansehen und Kompetenz. Leider vergessen wir dabei oft die Erwartungshaltung der Teilnehmenden.
Wer dagegen auf eine Halloween-Party geht, bereitet sich in der Regel darauf vor. Mit schaurigem Kostüm, Geschenk und guter Laune. Doch gerade das fehlt in vielen Online-Meetings. Die „Gäste“ kommen abgehetzt und ohne Vorwissen kurz vor Beginn in den Meeting-Raum. Keine Vorbereitung. Dafür war ja keine Zeit.
Doch Halt! Nimm deine Rolle als gute Gastgeber|in ein und sorge dafür, dass der Gast am Eingang angemessen vorbereitet wird. Vor der Tür, also bereits bei der Einladung zum digitalen Meeting, zeigst du mit kreativem Charme, wie deine Gäste gut ankommen. Künstliche Spinnweben (also eine erkennbare Agenda), flatternde Fledermaus-Konturen (sprich Bildausschnitte im Video) und der Duft frischer Kürbissuppe (beispielsweise eine Einladung zu einem individuellen Getränk) sorgen für ein klares Bild vom Meeting. Du bist der Gastgeber im Meeting-Raum und sorgst für deine Gäste.
Als Hausherr|in (Moderator|in) gibst du klare Regeln für das Miteinander vor. Du hast Hausrecht und kannst, wenn sich Gäste daneben benehmen oder – wie so oft – sich unendlich lange an einem Thema festbeißen, davon Gebrauch machen. Damit die feierwilligen Gäste unbehelligt von “Party-Crashern” bleiben.
An der Garderobe
Wie wäre es, wenn du – so, wie du es auch auf deiner Party tun würdest – deine Gäste im Eingangsbereich begrüßt und schon mal etwas über die anderen Gäste erzählst bis alle anderen anwesend sind. So dass sich deine Meeting-Besucher|innen willkommen fühlen.
Deine Gäste bzw. Teilnehmende
Kennst du alle Gäste, wenn du zu einer Party einlädst? Fast immer sind – gerade online – neue Gesichter dabei. Gib ihnen die Zeit sich kennenzulernen. Bring als Moderator Menschen zusammen, von denen du weißt, dass sie etwas verbindet. Stell neue Kontakte vor – das zeugt von Wertschätzung für alle Beteiligten. Je nach Charakter des Events könnte auch ein Kennlernspiel clever sein.
Die Partyplanung bzw. Struktur des Meetings
Wer schon mal ein genussvolles Büffet aufgebaut hat weiß, dass sinnvollerweise Vorspeisen, Salate, Hauptgerichte und Desserts in typischer Ess-Reihenfolge angerichtet werden. Klar ist auch: Nach dem Essen brauchen die Leute Bewegung, beim digitalen Meeting sind das Teilnehmer-Aktivierungen, und genügend Getränke, das steht symbolisch für fachliche Inhalte. Als Meeting-Gastgeber solltest du dir im Vorfeld Gedanken machen, was, wann, wie, von wem und wo „serviert“ werden soll. Der Zeitplan spielt bei alledem eine wichtige Rolle.
Gerade bei Online-Meetings ist eine Ablaufplanung sinnvoll, die du im Vorfeld mit mehreren Optionen durchdacht und vorbereitet hast. Das gilt übrigens gerade für schlechte Nachrichten, unerwünschte Änderungen oder trockenes Zahlenwerk: Eine durchdachte Präsentation macht unangenehme Inhalte verträglicher. Profis nennen es das „Design“ der Veranstaltung.
Hol dir Unterstützung
Sobald das Event begonnen hat, bist du als gastgebende Moderator|in in mehreren Rollen aktiv. Das ist anstrengend und führt gerne zum Verlust der Übersicht. Idealerweise holst du dir daher Unterstützung. Bitte einen Teilnehmer|in den Chat zu beobachten, die Stimmung der Teilnehmer|innen im Auge zu behalten und auf den Zeitplan zu achten. So werden die Rollen verteilt und du kannst dich auf deine Kernrolle als Gastgeber|in konzentrieren. Viele Teilnehmende freuen sich, wenn sie eine aktive Aufgabe haben, die zum Erfolg des Meetings beiträgt. Und wer eine Aufgabe hat, der bleibt aktiver dabei … bis zum Schluss.
Hab Spaß auf deiner Online-Party!
Sobald du Verantwortlichkeiten abgibst, passiert etwas Tolles: Du wirst entspannter, lächelst mehr und fängst an, deine eigene Online-Party zu genießen. Du wirst mutiger, auch mal was Verrücktes zu tun. Beispielsweise – im übertragenen oder auch echten Sinne – Konfetti aus der Tasche zu ziehen und so eine Teilnehmer|innen-Aktivierung zu starten. Vielleicht werden manche erst mal verdutzt schauen – und dann doch oft mit Begeisterung dabei sein. Denn mal ehrlich: Konfetti und Feuerwerk erleben wir bei Online-Events viel zu selten. Dabei werden gerade trockene Inhalte durch eine lebendige Präsentation geschmeidiger. Denn deine Gäste erinnern sich gerade an „wilde“ Parties. Weil sie merkWÜRDIG waren – des Merkens würdig.
Buchtipp!
Damit Online-Meetings den gewünschten Erfolg erzielen, geben die Autorinnen Sabine Bredemeyer und Bettina Schöbitz in ihrem Buch “163 1/2 Impulse für wirkungsvolle, lebendige Online-Meetings –
Wie du dich und deine Themen in Videokonferenzen überzeugend rüberbringst” hilfreiche Tipps und Inspirationen. Das Buch hat 220 Seiten und ist im Fachverlag BusinessVillage erschienen. Sowohl das Buch, als auch die digitalen Versionen kosten jeweils 14,95 Euro.
Über die Autorinnen
Sabine Bredemeyer ist Beraterin und Mentorin für persönliche und unternehmensweite Transformation und Moderatorin für virtuelle und analoge Business-Meetings und Workshops. Bettina Schöbitz ist Mentorin für den souveränen Auftritt vor Publikum – mit Mikro, Marker und Webcam.
