Zugegeben, dieser Artikel wird dir nicht sagen, wie du magischerweise aus einem Tag 36 Stunden heraus holst. An dieser Lösung arbeiten wir noch. Aber indem wir unsere Aufgaben nach Wichtigkeit selektieren, können wir unnötigen Aufwand reduzieren. Und … haben so mehr Zeit für uns.
Wie kann es sein, dass wir allerlei Tipps und Tricks, moderne Technologien, ausgeklügelte Kalender und Checklisten haben und trotzdem scheinen wir immer der Zeit hinterher zu jagen? Die Frage stellte sich auch Rory Vaden. Er ist Berater für Mitarbeiterführung und kommt aus Nashville. Seine Antwort: “Diese Tipps und Tricks helfen uns nicht, weil alles was wir über das richtige Zeitmanagement zu wissen glaubten, falsch ist.” Ok, dann schauen wir mal, wie es besser funktioniert.
Zeitmanagement 2.0
Die meisten von uns managen ihre Zeit auf die gleiche Art: Indem wir To-Do-Listen schreiben und die wichtigsten Punkte zuerst abarbeiten. Ob im Business oder Privat: Priorität hat, was dringlich und von Mehrwert für unsere Tätigkeiten ist.
Tatsächlich aber gibt es noch ein drittes Kriterium: Die Signifikanz der Aufgabe. Statt zu fragen “Was ist heute das Wichtigste”, versuch es mal mit “Was ist heute die wichtigste Aufgabe, deren Erledigung mir morgen Zeit spart?”
In anderen Worten, indem wir bewusst darüber nachdenken, wie wir unsere Zeit heute nutzen, können wir uns für morgen einige Stunden freiräumen. Nur leider beinhaltet das oft nervige Aufgaben, auf die keiner so richtig Lust hat.
Frage 1: Muss ich das überhaupt?
All die Dinge, bei denen wir uns heute dazu entscheiden, dass wir sie eigentlich gar nicht tun müssen, sparen uns morgen Zeit. Sagen wir beispielsweise “‘Ja” zu unnötigen Aufgaben oder Treffen, dann meist eher aus schlechtem Gewissen. Wir sind besorgt andere Menschen durch unser Tun zu enttäuschen.
Rory Vaden ging es ebenso. Er kämpfte selbst mit seinem Zeitmanagement, bis ihm in einem Interview sein Gegenüber sagte, es bringe nichts, durch das Leben zu gehen ohne Nein zu sagen. Er solle sich dessen bewusst sein, dass er jedes mal, wenn er Ja zu etwas sagt, damit gleichzeitig zu endlos vielen anderen Möglichkeiten Nein sagt.
Frage 2: Wenn ich eine Aufgabe erledigen muss, kann ich sie automatisieren?
Welche Tätigkeiten kannst du so zusammenfassen, dass du zukünftig Zeit sparst? Gibt es zum Beispiel Produkte, die du immer wieder kaufst – Tierfutter, Getränke, Hygiene-Artikel – und die du dir stattdessen regelmäßig schicken oder vom Händler vor Ort liefern lassen kannst? Auch wenn es vielleicht einen kleinen Aufpreis kostet, du sparst damit deine Zeit.
Frage 3: Kann ich es delegieren?
Während es im privaten Bereich in der Regel leichter fällt Dinge, wie Schnee schippen oder Rasen mähen, zu delegieren, ist es im Job nicht ganz so einfach. Vielleicht bearbeitet jemand anders die Aufgabe nicht ganz so gewissenhaft wie du es gerne hättest. Doch da stellt sich die berechtigte Frage: Müssen es immer die von dir erwarteten 100 Prozent sein? Reicht es nicht auch, dass die Aufgabe überhaupt erledigt wird? (Anmerkung der Redaktion: Wenn es dabei um einen chirurgischen Eingriff handelt, solltest du allerdings doch auf die 100 Prozent bestehen!)
Frage 4: Kann ich es auch noch später erledigen?
Man könnte sagen, wir schieben eine Aufgabe mit Absicht auf später. Dabei handelt es sich nicht um dieses mystische “später”, bei dem etwas tatsächlich nie erledigt wird. Vielmehr wissen wir mit Sicherheit, dass es klüger ist eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff zu nehmen. Vielleicht, weil dann die Person, die wir erreichen wollen, eher im Büro ist. Oder weil im Supermarkt weniger los sein wird und wir so schneller vorankommen. Wenn wir etwas absichtlich nach hinten verschieben, entscheiden wir irgendwann automatisch, ob es gestrichen, automatisiert oder delegiert werden kann.
Rory Vaden ist New York Times Bestsellerautor und Hall of Fame Speaker. Er hilft Unternehmern dabei ihren Bekanntheitsgrad und ihre Einnahmen zu steigern. Der nachfolgende Clip zeigt Rory Vaden in einem TED Talk in Douglasvill bei dem er seine Theorie zur Zeit-Multiplikation vorgestellt.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Standard. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
– Ein Leseliebling aus 2022 –