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Verschieben wir’s auf morgen: Schaff dir mehr Zeit mit diesen 4 Tricks

Zugegeben, dieser Artikel wird dir nicht sagen, wie du magischerweise aus einem Tag 36 Stunden heraus holst. Daran arbeiten wir noch. Aber indem wir unsere Aufgaben nach Wichtigkeit selektieren, können wir unnötigen Aufwand reduzieren. Und … haben so mehr Zeit für uns.

Wie kann es sein, dass wir allerlei Tipps und Tricks, moderne Technologien, ausgeklügelte Kalender und Checklisten haben und trotzdem scheinen wir immer der Zeit hinterher zu jagen? Die Frage stellte sich Rory Vaden, Berater für Mitarbeiterführung aus Nashville. Seine Antwort: „Diese Tipps und Tricks helfen uns nicht, weil alles was wir über das richtige Zeitmanagement zu wissen glaubten, falsch ist.“

Zeitmanagement 2.0

Die meisten von uns managen ihre Zeit auf die gleiche Art: Indem wir To-Do-Listen schreiben und die wichtigsten Punkte zuerst abarbeiten. Priorität hat, was dringlich und von Mehrwert für unsere Tätigkeiten ist.

Tatsächlich aber gibt es noch ein drittes Kriterium: Die Signifikanz der Aufgabe. Statt zu fragen „Was ist heute das wichtigste“, versuch es mal mit „Was ist heute die wichtigste Aufgabe, deren Erledigung mir morgen Zeit spart?“

In anderen Worten, indem wir bewusst darüber nachdenken, wie wir unsere Zeit heute nutzen, können wir uns für morgen einige Stunden freiräumen. Leider beinhaltet das oft nervige Aufgaben, auf die keiner so richtig Lust hat.

Frage 1: Muss ich das überhaupt?

All die Dinge, bei denen wir uns heute dazu entscheiden, dass wir sie eigentlich gar nicht tun müssen, sparen uns morgen Zeit. Sagen wir beispielsweise „‚ja“ zu unnötigen Aufgaben oder Treffen, dann meist eher aus schlechtem Gewissen. Wir sind besorgt andere Menschen zu enttäuschen.

Rory Vaden ringte selbst mit seinem Zeitmanagement, bis man ihm bei einem Interview folgendes sagte: „Es bringt nichts, durch das Leben zu gehen ohne Nein zu sagen. Du musst dir dessen bewusst sein, dass du jedes mal, wenn du zu etwas Ja sagst, damit gleichzeitig zu endlos vielen anderen Möglichkeiten Nein sagst.“

Frage 2: Wenn ich eine Aufgabe erledigen muss, kann ich sie automatisieren?

Welche Tätigkeiten kannst du so zusammenfassen, dass du zukünftig Zeit sparst? Gibt es zum Beispiel Produkte, die du immer wieder kaufst – Tierfutter, Getränke, Hygiene-Artikel – und die du dir stattdessen regelmäßig schicken oder vom Händler vor Ort liefern lassen kannst? Auch wenn es vielleicht einen kleinen Aufpreis kostet, du sparst damit deine Zeit.

Frage 3: Kann ich es delegieren?

Während es im privaten Bereich leicht fällt Dinge, wie Schnee schippen oder Rasen mähen, zu delegieren, ist es im Job nicht ganz so einfach. Vielleicht bearbeitet jemand anders die Aufgabe nicht ganz so gewissenhaft, wie du es gerne hättest. Aber müssen es immer die von dir erwarteten 100 Prozent sein? Reicht es nicht auch, dass die Aufgabe überhaupt erledigt wird? (Anmerkung der Redaktion: Wenn es dabei um einen chirurgischen Eingriff handelt, solltest du allerdings doch auf die 100 % bestehen!)

Frage 4: Kann ich es auch noch später erledigen?

Man könnte sagen, wir schieben eine Aufgabe mit Absicht auf später. Dabei handelt es sich nicht um dieses mystische „später“, bei dem etwas tatsächlich nie erledigt wird. Vielmehr wissen wir mit Sicherheit, dass es klüger ist eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff zu nehmen. Vielleicht, weil dann die Person, die wir erreichen wollen, eher im Büro ist. Oder weil im Supermarkt weniger los sein wird und wir so schneller vorankommen. Wenn wir etwas absichtlich nach hinten verschieben, entscheiden wir irgendwann automatisch, ob es gestrichen, automatisiert oder delegiert werden kann.

Rory Vaden hat seine Theorie zur Zeit-Multiplikation in seinem TED Talk in Douglasville vorgestellt.